医院的人事档案管理除了在档案管理中有着极高的作用之外，同时也有利于推动医院稳定运行。可是从目前实际情况来看，加强医院人事档案管理需要的时间比较长。处于该项阶段中，应当全面的分析人事的管理现状，提升信息技术水平，以此实现医院全面发展的目的。在本篇文章中结合具体的现状提出了基本的路径。

对于医院人事档案发展来讲，有着一定的年代感，医院工作人员的业务能力、工作表现等多方面从医院档案中都有着真实的记录和存档，当医院建设的时间越长，那么人事档案信息量也就越多，管理过程中存在的问题也随之增多。因此，加大人事制度改革十分关键，强化档案信息化管理，对医院人力资源有效配置，采取先进的计算机技术和管理方式是实现信息共享和管理极为关键。

一、医院人事档案管理现状分析

医院人事档案是记录医务人员个人经历、业务能力、工作表现、职业道德、科研成果、奖惩情况等信息的核心载体，是医院进行人才选拔、职称评聘、岗位聘任、绩效考核、薪酬分配、干部任免、人才培养规划的重要依据。然而，当前许多医院，尤其是基层医院或信息化建设起步较晚的医院，其人事档案管理仍存在诸多需要解决的问题，严重制约了人力资源管理的效率和决策的科学性。主要表现在以下几个方面。

1.档案内容不完整

大量档案仍以纸质形式存在，在收集、传递、整理过程中容易发生物理损坏或遗失。档案材料的收集主要依赖被动接收，缺乏主动、动态的收集机制。医务人员参与科研项目、发表论文、获得奖项、参加培训、取得新资质证书等信息，往往不能及时、主动地归入个人档案，导致信息断层。部分档案中反映个人专业特长、重大贡献、突出业绩、医德医风评价等动态性、关键性信息记录不足，难以全面、立体地评价人才。

2.信息更新滞后

当前，手工操作效率低，依靠手工进行档案信息的录入、修改和更新，工作量大、耗时长、易出错。当人员信息发生变动比如学历提升、职称晋升、岗位调整、联系方式变更时，难以及时反映在档案中。同时人事档案信息与医院其他业务系统相互割裂，数据无法共享和自动同步。

例如，医生在HIS系统中的工作量、在科研系统中发表的论文、在继教系统中获取的学分，不能自动关联到人事档案中，需要人工二次录入，导致更新严重滞后。由于缺乏动态跟踪，对医务人员的职业生涯发展、能力提升、绩效变化等缺乏有效的动态跟踪和记录机制，档案信息“死气沉沉”。

3.档案利用率低下

纸质档案或简单的电子目录管理方式，使得按特定条件进行高效、精准的查询和统计分析变得异常困难，耗时耗力。档案中蕴含的大量有价值信息未被有效挖掘和分析，无法为医院的人才梯队建设、学科发展规划、绩效改革、干部选拔等战略决策提供有力的数据支撑。档案管理主要满足基本的存档、查询、证明开具等被动服务需求，缺乏面向管理者、科室、员工个人的主动信息推送、预警提示和深度分析服务。

4.管理模式与方法落后

目前，重保管轻利用，管理理念仍停留在“保管好档案”的初级阶段，对如何“利用好档案信息”为医院发展服务的重视程度和投入不足。档案的收集、整理、鉴定、归档、查阅、转递等环节仍以线下手工操作为主，流程繁琐，审批环节多，效率低下，用户体验差。档案分类、著录格式、数据标准不统一，不同时期、不同人员整理的档案质量参差不齐，给信息化转换和后续利用带来障碍。纸质档案防火、防盗、防泄密压力大；简单的电子文件管理缺乏有效的权限控制、操作审计、数据备份和灾难恢复机制，信息安全和保密性面临挑战。

5.归档与管理困难重重

医院人员规模庞大尤其大型三甲医院，人员流动相对频繁，产生的档案材料数量巨大、种类繁多，传统方式下归档整理工作量极其繁重。材料真实性核查难，对个人提交的各类证明、证书、成果等材

料的真实性核查手段有限，存在一定风险。纸质档案的物理空间占用日益增大，保管成本高，电子档案的长期可读性、格式兼容性、存储介质可靠性等问题也需要专业解决方案。

二、医院人事档案信息化管理的优化路径

1.全面推广与深化人事档案信息化管理系统建设

在系统选型与顶层设计期间，选择或定制开发功能完善、符合档案管理规范《干部人事档案数字化技术规范》和医院实际需求的专业化人事档案信息管理系统。系统应具备基础信息管理、材料采集与归档、全文检索、统计分析、流程审批、权限管理、安全审计、数据备份恢复等核心模块。必须与医院HR系统深度集成，并积极探索与HIS、科研、教学、继教、财务等核心业务系统的数据接口，打破信息孤岛。制定详细的纸质档案数字化方案，对历史积存的纸质人事档案进行高质量的扫描、图像处理、著录标引，建立完整的电子档案库。严格把控扫描质量、图像处理、目录著录和元数据管理环节。确立“双轨制过渡，最终实现单轨制”的目标。所有新产生的档案材料，原则上应以原生电子文件形式直接归档。建立规范的电子文件接收流程，明确电子文件的格式要求、元数据标准、电子签名、签章应用规则，确保其法律效力和长期可读性。

2.彻底转变传统管理模式与方法

从“保管员”到“信息管家”与“数据价值挖掘者”，提升档案管理人员的战略意识和服务意识，将工作重心从实体保管转向信息资源的整合、开发与利用，主动为医院决策、科室管理和员工发展提供数据支持和知识服务，实现全流程线上化与智能化。

开通员工自助平台，允许员工在线提交、更新个人信息和证明材料，部门管理员在线审核、确认业务相关材料，系统自动或半自动将符合要求的电子文件归入个人电子档案袋，自动生成目录索引，实现基于权限的在线精准查询、全文检索、统计分析。

提供自助打印标准化证明、在线申请查借阅。员工调离或退休时，通过系统完成电子档案的在线审核、封装、转递，留存电子回执。制定并严格执行全院统一的《人事电子文件归档范围与保管期限表》、《人事电子档案元数据标准》、《人事电子文件格式规范》、《人事档案信息系统操作手册》等规章制度，确保信息化管理的规范有序。建立涵盖物理安全、网络安全、数据安全、应用安全、管理安全的多层次安全防护体系。

关键措施包括严格的基于角色的权限控制、操作全流程留痕审计、数据加密存储与传输尤其是敏感信息、定期备份与异地容灾、部署防火墙和入侵检测系统、制定详细的信息安全应急预案。

3.加大专业人才培养与队伍建设力度

对档案管理人员进行系统性、分层次的培训，内容涵盖现代档案管理理论与法规特别是电子档案管理、医院人事业务知识、信息系统操作与维护技能、数据分析基础、信息安全意识、服务沟通技巧等，鼓励参加档案专业职称评定和行业认证。在招聘时，注重引进既懂档案管理、医学背景或人力资源管理，又具备信息技术应用能力的复合型人才，优化队伍结构。明确岗位职责与价值，提升人事档案管理岗位的专业地位和重要性，将其纳入医院人才发展规划，提供合理的职业发展通道和薪酬待遇，稳定队伍，激发工作积极性和创新性。

三、结语

综上，医院人事档案信息化管理绝非简单的“纸质变电子”，而是一场涉及管理理念、业务流程、技术应用、人才队伍、安全体系的深刻变革。面对当前档案管理中存在的各项问题，通过全面建设功能强大的信息系统、彻底革新落后的管理模式、大力培养高素质的专业人才、扎实做好精细化的归档管理工作，将人事档案从“历史记录库”转变为支撑医院人才战略和高质量发展的“智慧引擎”。